Kolumner Metrojobb

Gör revolution mot värdelösa möten

När det var som värst tillbringade jag ungefär en fjärdedel av arbetsveckan i möten. Och då talar jag bara om de som var fasta. Räknar man med de som dök upp utanför ordinarie möteskalender landade jag nog på det dubbla. ”Jobba får man göra på kvällen”, var standardskämtet som lika mycket var en verklighetsbeskrivning.

Visserligen var jag chef med nödvändiga roller i olika styr- och ledningsgrupper, men jag skulle ljuga om jag sa att all tid på häcken i konferensrum var välanvänd. Möten så meningslösa att ett grillspett genom frontalloben framstår som ett gångbart alternativ är på inget sätt en erfarenhet unik för chefer. Forskning visar att möten ofta fungerar dåligt på alla nivåer och i alla typer av organisationer – i en tysk studie om europeisk arbetskultur dömdes 40 procent av alla möten ut som lågkvalitativa, medan svenska organisationspsykologen Rolf Olofsson uppskattar att åtminstone 30 procent av alla möten kan skalas bort i en typisk organisation. Med tanke på att människors tid är pengar är det inte svårt att föreställa sig de underverk som en bättre möteskultur skulle göra för budgeten i vilket företag som helst.

Det måndagsmöte ni börjar veckan med kanske mest är en onödig gammal vana. Kontrollera det med några enkla och väl beprövade frågor innan ni kliver in i mötesrummet: Vad är syftet med mötet? Varför är just de här mötesdeltagarna med och vad ska de ta ansvar för? Vem ska verkställa det vi beslutat om? Hur följer vi upp det? Svar på de frågorna är inte allt som krävs för god möteskultur, men att de besvarats på förhand är definitivt en rimlig lägstanivå.

Kan ni dessutom se till att redan innan mötet bestämma vilka frågor som är särskilt viktiga, ha en mötesledare som tar kommandot och efteråt vara tydliga med vad ni kommit fram till finns alla förutsättningar för vettigt använd tid.

Om inte, är det bättre att låta människor vara ifred och göra det de kan bäst i stället. Eller att ta en glass ute i solen – till skillnad från ett uselt möte är det bra för humöret.