Med enkla knep får du dina mejl att gå från slafsiga till proffsiga. Här är Metrojobbs e-postskola för dig som söker nytt jobb.
– Det är en modern teknik. Traditionella böcker om vett och etikett ger därför sällan någon egentlig hjälp inom området, säger Per Fredriksson, mejlexpert inom Svenska Retoriksällskapet.

Många tror att det inte är så noga hur man gör, bara för att det är e-post. Det är ungefär som att säga det skulle vara okej att skriva allt på kuvertet i stället för i brevet när du skickar traditionell post – och dessutom fästa frimärket med ett gammalt tuggummi.
 
Du som är arbetssökande måste också tänka på att den som tar emot mejlet inte kommer att ge det en andra chans. Är det felmärkt eller saknar å, ä och ö kan mejlet snabbt hamna i papperskorgen.

– E-posten kan vara är den första kontakten med rekryteraren och det är viktigt att ge ett seriöst och professionellt intryck. Arbetsförmedlingen kräver ofta att arbetslösa ska skicka en massa ansökningar till jobb för att få a-kassa, det gör att rekryterarna är särskilt belastade i dag, säger Per Fredriksson.

Det första steget mot ett proffsigare mejlande är faktiskt att inse att det varken är Ullabella eller ditt sjuåriga jag som söker jobbet. Skaffa en mejladress som ser proffsig ut och använd den enbart för ditt jobbsökande.

–  Jag vet en person som sökte en chefstjänst från en mejladress där hon hette Lillstrumpan. Det är inte den bästa starten för en arbetssökande, säger Per Fredriksson.

1. Förberedelser

Proffsig mejl. Börja med att skaffa en mejladress som är seriös och använd den enbart för ditt jobbsökande. "förnamn.erternamn" hos någon av de stora gratismejlleverantörerna fungerar bra om du kan få det, annars fungerar "förnamn.efternamn56" också.

Låt bli jobbmejlen. Om du redan har ett jobb, skicka aldrig ansökningar från jobbmejlen, den tillhör inte dig, utan arbetsgivaren. Det sänder dessutom signalen att du inte respekterar din nuvarande arbetsgivare. Dessutom har arbetsgivaren rätt att gå igenom din e-post  och då är det inte direkt till din fördel att du sökt andra jobb under arbetstid. Mejla inte under kontorstid om du har ett jobb, särskilt inte om du använder jobbmejlen.

Glöm inte telefonen. Om du inte söker en utlyst tjänst utan i stället spontanansöker är det bäst att ringa först innan du skickar över ansökningshandlingar.

2. Skriva mejlet

Korrekt ämnesrad. Skriv vilken tjänst det gäller i ämnesraden, men skriv inte ditt namn där. Om du har en seriös e-postadress står namnet ändå med i avsändarfältet.

Anpassa språket. Om du söker ett utannonserat jobb, kolla hur jobbannonsen är utformad. Är den mer formellt skriven kanske du ska skriva lite mer formellt.

Hälsa lagom trevligt. Hej" är ett utmärkt sätt att börja på i de allra flesta fall, men skippa utropstecknen. Tänk på att ansökan inte alltid blir läst av den du skickar den till. Undvik därför formuleringen "Hej Anna".

Kortfattad beskrivning. Skriv några korta rader om dig själv i mejlet, men spara detaljerna till ansökningshandlingarna.

Skriv positivt. Var vänlig och positiv. Undvik negativa ord och formuleringar som "nu har jag ringt fem gånger, kan ni se till att det här mejlet kommer till rätt person".

Stava rätt. Oftast finns stavningskontroll i mejlprogrammen, men den är inte alltid bra. Klistra gärna in mejlet i Word och kör stavningkontrollen där. Det är alltid bäst att läsa på papper, så skriv ut texten och korrekturläs en extra gång. Kontrollera särskilt företagsnamn och datum.

Inget MVH:ande. Avslutningsfraser som oftast fungerar är "Med vänlig hälsning", "Vänligen" och "Vänlig hälsning" följt av ditt namn. Förkorta inte till MVH, det ger bara ett slappt intryck.

3. Hur du bifogar

Skippa högstadiebetygen. Skicka bara med de handlingar som arbetsgivaren efterfrågar, oftast bara CV och personligt brev. Få arbetsgivare vill ha dina gamla skolbetyg. Om de vill ha det så skriver de ut det i annonsen.

Slå ihop. När du mejlar en CV och ett personligt brev rekommenderar Svenska Retoriksällskapet att du gör det i ett och samma dokument, med det personliga brevet först. Då hamnar de inte lika lätt på villovägar samtidigt som du underlättar arbetet för rekryteraren.

PDF:a. Du har säkert skrivit din ansökan i Word, men om du skickar den i det formatet kan du råka ut för en massa problem. Om du och arbetsgivaren har olika versioner kan det hända att dokumentet inte går att öppna, att dina formateringar blir fel eller att å, ä och ö försvinner.
Spara i stället ner det som en PDF, då vet du att den version rekryteraren öppnar ser exakt likadan ut. Om du inte har ett program för att skapa PDF-filer, så finns det ett program för gratis nedladdning. Det heter PDF 995 och är reklamfinansierat. Ladda ner det på http://www.pdf995.com/.

Säkerhetskopiera. Om du vill ha stilpoäng så bifogar du ansökan i två format. Förutom PDF skickar du med en "säkerhetskopia" i formatet RTF. När du sparar ner ditt Word-dokument så väljer du bara filtypen RTF i stället för .doc eller .docX som brukar vara förval i Word.

Klistra inte in. Klistra under inga omständigheter in brev och CV i mejlets brödtext.

4. Mer mejl-etikett

Avsätt mejltid. Du ska så klart svara på mejl snabbt, men du behöver inte alltid släppa allt för att svara med en gång. Skaffa en mejlrutin och avsätt en eller flera tidpunkter varje dag för att svara på mejl i stället. Om du vet att du ska svara på 20 mejl på 20 minuter lägger du ner mindre tid på varje svar.

Respektera privatlivet. Vidarebefordra aldrig en privat konversation mellan två personer. Du skulle aldrig lägga någons personliga brev i kopiatorn och dela ut.

Öppna mottagarlistor. Om flera personer får samma mejl, redovisa alltid öppet vilka som fått samma information. Inga hemliga kopior med andra ord.

Nästa artikel inom Metro Music:
Zara Larsson kan få musikexportpriset